Paragraaf Bedrijfsvoering

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. De provincie werkt aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nul-meting

2012

2013

2014

2015

2016

1. Omvang in overeen­stemming met takenpakket

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten (cumulatief in mln €)

2011

−3,0

−7,0

−13,3

−20,0

−20,0

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage ondersteuning organisatie

33

33

33

32

32

32

2.2 Verbeteren effectiviteit van de organisatie in %

1

1

1,23

1,43

1,50

1,50

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

7,0

7,0

7,0

7,0

7,2

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

3,4

3,5

3,6

3,7

3,8

3,8

Toelichting op indicatoren

Taak 1 bij doel 1

Structurele vermindering omvang organisatiekosten

De politiek-bestuurlijke keuzes uit het Hoofdlijnenakkoord zijn leidend voor de taken die de provincie oppakt: er moet sprake zijn van een door de politiek (PS en GS) gelegitimeerde opdracht. Focus op de kerntaken en daarbinnen focus op die zaken, waar een provinciaal belang of noodzaak aan de orde is. De producten die de provincie levert voldoen aan de door de maatschappij gewenste kwaliteit. Deze ambitie in het Hoofdlijnenakkoord wordt in het programma 'Focus met Ambitie' uitgewerkt, waarbij personele en organisatorische kosten en kosten voor externe inhuur eveneens worden verminderd.

De financiële doelstelling van Focus met Ambitie is om door focus op de kerntaken en efficiëntere bedrijfsvoering per 1 januari 2015 de structurele taakstellingen personeel en organisatie (€ 10,0 mln) en externe inhuur (€ 10,0 mln) gerealiseerd te hebben. Eind 2011 is het startdocument Focus met Ambitie door GS vastgesteld. In het voorjaar van 2012 is de bestuurlijke opgave vertaald naar ambtelijke organisatieonderdelen. Dat heeft geleid tot een aangepaste verdeling van de geplande taakstelling over de jaarschrijven ten opzichte van de taakstelling zoals opgenomen in de Begroting 2012.

 

Taak 2 bij doel 1

2.1 Percentage ondersteuning organisatie

Uitvoering van het programma Focus met ambitie leidt ertoe dat de organisatie kleiner wordt. Als gevolg hiervan worden ook de kosten van overhead (FTE) minder. De ambitie is tevens om toe te werken van het huidige percentage van 33% naar een percentage van 32% in 2014.

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

De effectiviteit van de organisatie wordt gemeten aan de hand van de indicatoren ziekteverzuim, interne en externe mobiliteit van personeel, diversiteit in personeelsopbouw, verbetering in hoofd- en werkproces­sen en ICT. Bij het terugdringen van het ziekteverzuim wordt de leidinggevende actief begeleid en met managementinformatie ondersteund, de interne en externe mobiliteit wordt onder de aandacht gebracht van leidinggevenden en medewerkers. Hierbij kan gedacht worden aan informatiemarkten waarop medewerkers kunnen ervaren wat zij kunnen en de introductie van de methodiek Erkenning van Verworven Competenties (EVC) waardoor medewerkers meer mogelijkheden krijgen om zich elders te oriënteren. Tevens is een samenwerking met het Rijk en de gemeenten gestart voor het uitwisselen van vacatures. Er wordt bewust gekeken naar teamsamenstelling bij het aanstellen van nieuwe medewerkers (oud/jong, man/vrouw, ervaring/starter) en met de proceseigenaren zijn actieplannen opgesteld en deze worden uitgevoerd om de verbeteringen in de processen te realiseren.

 

Taak 3 bij doel 1

3.1 Klanttevredenheid

Met het klanttevredenheidsonderzoek wordt onder andere gemeten in hoeverre de provincie Zuid-Holland voldoet aan de gestelde norm. Deze norm is in overleg met het Directieteam vastgesteld. In het in 2011 afgeronde traject klanttevredenheid zijn een aantal activiteiten ontplooid om deze klanttevredenheid te realiseren. Denk hierbij aan het gaan opzetten van het klantcontactcentrum, het centraliseren van de klantcontacten, het bewustmaken van het belang van het direct opnemen van de telefoon, het actieve tijd en plaatsonafhankelijk werken waarbij medewerkers verplicht worden hun telefoon te laten volgen naar de plek van arbeid. Het onderzoek is gemeten op basis van uitgangspunten die door het IPO zijn opgesteld en wordt iedere twee jaar herhaald. De eerstvolgende meting vindt plaats in 2013.

3.2 Kwaliteit dienstverlening

De kwaliteit van de dienstverlening in de organisatie is gemeten op basis van uitgangspunten die door het IPO zijn opgesteld. Daarbij vindt een beoordeling plaats naar onder andere responsiviteit, zekerheid en betrouwbaarheid. De activiteiten genoemd bij 3.1 hebben een afgeleide naar responsiviteit, zekerheid en betrouwbaarheid.

 

Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Taken bij doel 2

(Effect)indicator

Nulmeting

2012

2013

2014

2015

1. Het voeren van een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid en bedrijfsvoering

1.1 Duurzaam inkopen als randvoorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbeste­dingen)

100

100

100

100

100

Toelichting op indicatoren

Taak 1 bij doel 2

1.1 Duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

In 2009 is de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekend en het streven is naar 100% duurzaamheid in alle nieuwe inkoop- en aanbestedingstrajecten volgens de minimumeisen uit de duurzaamheidscriteria van AgentschapNL. Voor het jaar 2013 worden hiervoor geen speciale acties voorzien.

De hieronder opgenomen prognoses voor de prestatie-indicatoren Bedrijfsvoering worden in belangrijke mate bepaald door exogene factoren. Dit is aanleiding voor herbezinning op deze indicatoren. Bij de Begroting 2014 wordt een voorstel voor aanpassing van de prestatie-indicatoren Bedrijfsvoering aangeboden.

 

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. Wij werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nulmeting

 

2013

2014

2015

2016

1. Omvang in overeen­stemming met takenpakket

1.1 Structurele vermindering omvang organisatie­kosten (cumulatief in mln €)

2011

Begroot

−7,0

−13,3

−20,0

−20,0

Prognose

       

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage onder­steuning organisatie

33

Begroot

33

32

32

32

Prognose

> 33

     

2.2 Verbeteren effectiviteit van de organisatie in %

1

Begroot

1,23

1,43

1,50

1,50

Prognose

       

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

Begroot

7,0

7,0

7,0

7,2

Prognose

 

-

 

-

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

3,4

Begroot

3,6

3,7

3,8

3,8

Prognose

 

-

 

-

 

Toelichting afwijkingen

2.1 Percentage onder­steuning organisatie

De norm wordt niet gehaald als gevolg van een structurele fout met betrekking tot het vertrek van de muskusrattenbestrijding naar de waterschappen. Zoals gemeld bij de jaarrekening is er bij de overgang geen rekening mee gehouden dat er vrijwel geen overhead meeging naar de waterschappen.

 

3.1 en 3.2 Klanttevredenheid en Kwaliteit dienstverlening

Het Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) is een tweejaarlijks onderzoek dat in de oneven jaren wordt gehouden. Omdat voor de even jaren geen resultaten worden gemeten worden de streefwaarden voor deze even jaren geschrapt.

 

Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Taken bij doel 2

(Effect)indicator

Nulmeting

 

2013

2014

2015

2016

1. Het voeren van een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid en bedrijfsvoering

1.1 Duurzaam inkopen als rand­voorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbestedingen)

100

Begroot

100

100

100

100

Prognose

       

Toelichting afwijkingen

Niet van toepassing.

 

Investeringen

Investering

(bedragen x € 1.000)

Begroting 2013

Bijstelling
Voorjaarsnota

Bijstelling
Najaarsnota

Bijgestelde
Begroting 2013

Uitgaven

13.522

-3.800

0

9.722

Saldo Investeringen

-13.522

3.800

0

-9.722

Toelichting bijstelling per investering

Financiële mutaties

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Uitgaven

 

€ 3,8 mln (n)

In 2012 is gewerkt aan de voorbereidingen van grote huisvestingsprojecten die samenhangen met de Strategische Huisvestingsvisie. Het betreft de projecten modernisering bestuursgebouw (bouwdeel C) en invoering flexibel kantoorconcept (bouwdeel A/B), evenals onderhoudswerkzaamheden die gelijktijdig worden uitgevoerd. Het uitwerken van planvorming naar definitief ontwerp heeft langer geduurd dan gepland, waardoor de Europese aanbesteding doorgeschoven is van 2012 naar 2013 met uitvoering in 2014. Hierdoor is in 2012 een deel van het investeringsbudget huisvesting ad € 3,2 mln niet besteed en schuiven de benodigde investeringsbedragen voor de komende jaren op. Voor 2013 betekent dit een verlaging van het investeringsbudget met € 3,8 mln.

 

Exploitatie (loonkosten en indirecte materiele lasten en baten)

Financiële mutaties

   

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Lasten

I/S

Dekking

 

Categorie bijstelling budget

 

€ 0,1 mln (n)

S

FR

De verzekeringskosten zijn structureel met € 0,1 mln per jaar gestegen als gevolg van verhoging van de assurantiebelasting van 9,7% naar 21% in 2013. Deze extra, niet beïnvloedbare, kosten worden ten laste van de financiële ruimte gebracht. Deze post maakt deel uit van het resultaat ad € 7,1 mln waarvoor dekkingsvoorstellen worden voorbereid die bij de Najaarsnota 2013 aan PS worden voorgelegd.

Categorie bijstelling planning

 

€ 0,3 mln (n)

I

FR

In 2012 is een deel van het budget voor gedifferentieerd belonen niet besteed. Aangezien dit budget op basis van de CAO afspraken beschikbaar dient te blijven voor het personeel wordt dit resterende budget ad € 0,3 mln, conform afspraak in het Georganiseerd Overleg toegevoegd aan het budget voor gedifferentieerd belonen in 2013 ten laste van de financiële ruimte. (Beklemd deel jaarresultaat 2012).

Categorie bijstelling administratief

 

€ 0,5 mln (v)

I

FR

De kapitaallasten dalen als gevolg van de achterblijvende investeringen in 2012. Deze post maakt deel uit van het resultaat ad € 7,1 mln waarvoor dekkingsvoorstellen worden voorbereid die bij de Najaarsnota 2013 aan PS worden voorgelegd.

De hieronder opgenomen prognoses voor de prestatie-indicatoren bedrijfsvoering worden in belangrijke mate bepaald door exogene factoren. Dit is aanleiding voor herbezinning op deze indicatoren. Bij de Begroting 2014 wordt een voorstel voor aanpassing van de prestatie-indicatoren bedrijfsvoering aangeboden.

 

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. Wij werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

 

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nulmeting

 

2013

2014

2015

2016

1. Omvang in overeen­stemming met takenpakket

1.1 Structurele vermindering omvang organisatie­kosten (cumulatief in mln €)

2011

Begroot

−7,0

−13,3

−20,0

−20,0

Prognose

       

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage onder­steuning organisatie

33

Begroot

33

32

32

32

Prognose VJN

> 33

     

Prognose NJN

       

2.2 Verbeteren effectiviteit van de organisatie in %

1

Begroot

1,23

1,43

1,50

1,50

Prognose

       

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

Begroot

7,0

-

7,0

-

Prognose

       

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

3,4

Begroot

3,6

-

3,8

-

Prognose

       
 
Toelichting afwijking

Geen afwijkingen.

Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Taken bij doel 2

(Effect)indicator

Nulmeting

 

2013

2014

2015

2016

1. Het voeren van een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid en bedrijfsvoering

1.1 Duurzaam inkopen als rand­voorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbestedingen)

100

Begroot

100

100

100

100

Prognose

       
 
Toelichting afwijking

Geen afwijkingen.

 

Investeringen

Investering

(bedragen x € 1.000)

Begroting

2013

Bijstelling

Voorjaarsnota

Bijstelling

Najaarsnota

Bijgestelde

Begroting 2013

Uitgaven

13.522

-3.800

-3.000

6.722

Saldo Investeringen

-13.522

3.800

3.000

-6.722

 
Toelichting bijstelling per investering

Financiële mutaties

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Uitgaven

 

Categorie bijstelling planning

€ 3,0 mln (v)

De Beleidsnota Het Nieuwe Werken is op 5 juni 2013 door het DT vastgesteld. In afwachting van de besluitvorming van de uitvoeringsnota (17 juli 2013) is de EU-aanbesteding voor de invoering van het flexibel kantoorconcept en modernisering bestuursgebouw getemporiseerd. Dit leidt er toe dat de uitgaven pas in 2014 zal plaatsvinden. Het investeringsbudget 2013 wordt nu met € 3,0 mln verlaagd en zal in de Begroting 2014 worden opgevoerd.

 

Exploitatie (loonkosten en indirecte materiele lasten en baten)

Financiële mutaties

   

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Lasten

I/S

Dekking

 

Categorie bijstelling budget

€ 1,6 mln (v)

I

BESP

De gereserveerde middelen voor dit doel worden deels vrijgemaakt ter dekking van het begrotingstekort 2013 dat bij de Voorjaarsnota 2013 is vastgesteld. Het betreft:

  • € 0,1 mln directiebudget DRM.
  • € 0,07 mln directiebudget DLB.
  • € 0,32 mln temporisering van diverse communicatie-activiteiten.
  • € 0,2 mln vacature-ruimte.
  • € 0,05 mln Temporisering van Preventief Medisch Onderzoek.
  • € 0,64 mln door onder andere versnelde invoer van diverse bezuinigingen op (applicatie) beheer.
  • € 0,2 mln uit budget voor onvoorziene ontwikkelingen Facilitaire Voorzieningen.

De toelichtingen op deze dekkingsmaatregelen zijn opgenomen in bijlage 6 van deze Najaarsnota.

€ 0,4 mln (n)

I

BAT

Als gevolg van verleningen en detacheringen vallen de begrote baten voor extern gedetacheerd personeel hoger uit. Tegenover de verhoging van de baten wordt tevens het lastenbudget opgehoogd ten behoeve van vervangende inzet.

Categorie bijstelling administratief

€ 0,4 mln (v)

Doel 2.4

Door de latere start van de omgevingsdienst Haaglanden is de werkelijke formatie nu pas bekend. De kosten hiervoor gaan over van de provincie naar de omgevingsdienst (zie doel 2.4). Met deze transactie wordt het budget gecorrigeerd en overgebracht naar doel 2.4.

€ 0,1 mln (v)

I

Doel 1.3

Het nog openstaand bedrag Gedifferentieerd belonen wordt verdeeld naar de organisatieonderdelen. Met de vaststelling van de normbedragen 2013 voor de loonbudgetten worden ook deze verdeeld naar de organisatieonderdelen. Voor zover deze niet vallen in de Paragraaf Bedrijfsvoering (in casu G.Z-H) wordt deze overgeheveld naar doel 1.3.

€ 0,1 mln (n)

I

Doel 6.1

Voor de uitvoering van programma Focus met ambitie vindt de realisatie van de lasten plaats in Paragraaf Bedrijfsvoering (Frictie algemeen). Per abuis is het budget in Programma 6 terecht gekomen. Met deze transactie wordt het budget gecorrigeerd naar Paragraaf Bedrijfsvoering.

€ 0,1 mln (n)

I

Doel 2.1

Ten behoeve van de certificering objectbediening (Project Brugbediening op Afstand) per 1 september 2013 zijn eenmalige opleidingskosten gemaakt. Deze initiële opleidingen voor brugwachters maken geen onderdeel uit van het reguliere opleidingsplan. De extra kosten hiervoor worden gedekt vanuit doel 2.1.

€ 0,1 mln (v)

I

Doel 6.1

Voor het opschonen van de balansverplichtingen uit voorgaande jaren is een vrijval begroot.

Baten

€ 0,4 mln (v)

I

 

Dit betreft de opbrengst detacheringen. Zie ook de toelichting bij de lasten.

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. Wij werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is met het programma Focus met ambitie.

Wat hebben we bereikt?

Focus met Ambitie

Met het programma Focus met ambitie (FmA) werkt de provincie Zuid-Holland aan een kleinere en flexibelere organisatie die het bestuur in staat stelt om te excelleren op haar kerntaken. Het programma heeft een kwantitatieve component (bezuiningsopgave) en een kwalitatieve component die zich richt op organisatie- en cultuurontwikkeling. Het programma Focus met ambitie helpt de organisatie met het ontwikkelen van een mindset en handelingsperspectief dat past bij de wensen en eisen die de samenleving stelt aan een moderne overheid: efficiënter, resultaatgerichter, meer gericht op samenwerking en sneller inspelend op veranderingen. En dat binnen de basisvoorwaarden die men aan de overheid stelt: niet groter dan nodig, betrouwbaar, kundig en zorgvuldig.

Het programma heeft drie hoofddoelstellingen:

  • kleiner en efficiënter;

  • flexibel en wendbaar;

  • excelleren/goed presteren.

Kleiner

De financiële bezuinigingstaakstelling bedraagt in totaal € 10 mln op organisatie en personeel en € 10 mln op externe inhuur. Het gestelde aandeel daarin voor 2013 is geheel gerealiseerd. Zie hiervoor de toelichting op de indicatoren. Deze taakstelling heeft zodanige gevolgen voor de omvang van de organisatie, dat een reorganisatie noodzakelijk was.

Flexibel en wendbaar

Ook het flexibeler en wendbaarder maken van de organisatie, waardoor sneller kan worden ingespeeld op ontwikkelingen binnen en buiten, vereist een aanpassing van fundamentele zaken: medewerkers worden na de reorganisatie op afdelingsniveau (onder het afdelingshoofd) geplaatst in plaats van het tot nu toe gebruikelijke bureauniveau (onder het bureauhoofd). Hiermee zijn medewerkers breder en flexibeler inzetbaar.

Stand van de reorganisatie

De reorganisaties binnen Directie Leefomgeving en Bestuur en Directie Ruimte en Mobiliteit zijn in de afrondende fase en liggen op schema om in het eerste kwartaal van 2014 te worden afgerond. De reorganisatie binnen Directie Concernzaken is in volle gang: inrichtingsplannen zijn vastgesteld en vervolgens start het plaatsingsproces. Naar verwachting zal de gehele reorganisatie in de tweede helft van 2014 zijn gerealiseerd.

Mobiliteit

De interne en externe mobiliteit van medewerkers wordt via diverse maatregelen gestimuleerd.

Zo is het 3-5-7-principe geïntroduceerd, waarbij het uitgangspunt is dat medewerkers uiterlijk na 7 jaar naar een nieuwe functie overstappen (indien relevant worden hierop uiteraard uitzonderingen gemaakt). Daarnaast zijn er diverse hulpmiddelen ontwikkeld om medewerkers te ondersteunen in hun mobiliteit, het versimpelen van de procedure bij detacheringen en het beschikbaar stellen van een digitale loopbaanomgeving. Om de externe mobiliteit te stimuleren is aansluiting gezocht bij diverse externe netwerken van overheden om uitwisseling en overstap van medewerkers te bevorderen, is het van-werk-naar-werktraject bij verplichte mobiliteit gestart en wordt gebruikgemaakt van het Persoonlijk MobiliteitsPlan.

Al deze maatregelen zijn bedoeld om medewerkers in staat te stellen de regie te voeren over de ontwikkeling van de eigen loopbaan en daarover afspraken te maken met het management.

Daarnaast is Strategische Personeelsplanning (SPP) geïntroduceerd en verder in ontwikkeling. Hiermee worden leidinggevenden ondersteund in het bepalen van de personele inzet op middellange en lange termijn.

Excelleren

Leiderschapsontwikkeling

Focus met Ambitie richt zich op het ontwikkelen van een mindset en handelingsperspectief van de organisatie dat past bij de wensen en eisen van de moderne samenleving. Daarom is geïnvesteerd in leiderschapsontwikkeling, om de leidinggevenden zodanig toe te rusten dat zij de organisatie kunnen begeleiden naar een kleine, flexibele en wendbare organisatie die goed presteert op haar kerntaken. Zij vervullen daarmee in deze transitie een voortrekkers- én sleutelrol. Het traject heeft geresulteerd in een leiderschapsprofiel met als kernwaarden verbinden, vertrouwen, vernieuwen en richting geven. Het heeft een gezamenlijke taal opgeleverd, waardoor de samenwerking en integraliteit in de organisatie is bevorderd. Door middel van de 360 graden-feedback op individueel niveau kunnen leidinggevenden meer inzicht krijgen in hun sterke punten en ontwikkelpunten in relatie tot het leiderschapsprofiel.

Netwerkend werken

Als antwoord op de dynamiek in de samenleving wordt het traject netwerkend werken uitgevoerd. Dat heeft inmiddels een gemeenschappelijk kader opgeleverd over wat werken in een netwerk vanuit het perspectief van de provincie Zuid-Holland inhoudt en hoe dit kan bijdragen aan de realisatie van beleidsdoelstellingen in een netwerksamenleving. Er vond in 2013 een kanteling plaats van afgebakende experimenten op afdelingen naar strategieën voor netwerksturing in de kern van de provinciale opgaven, zoals bij de Koersnotitie DRM en de Beleidsvisie Groen.

Goed presteren

Met het traject goed presteren werken we aan de ambitie een organisatie te zijn die goede resultaten levert voor de Zuid-Hollandse samenleving. In 2013 is verkend wat goed presteren nu is voor de organisatie. Hiervoor zijn vier thema’s uitgediept op basis waarvan een begin is gemaakt om een gezamenlijke taal te creëren op meerwaarde, kennis en kunde, samenwerken en efficiency.

Naast de doorontwikkeling van de gezamenlijke taal zijn ook concrete resultaten geboekt. Zo zijn diverse processen en procedures vereenvoudigd en gestroomlijnd vanuit de optiek van efficiency. Daarnaast is er meer bewustwording binnen de organisatie als het gaat om de meerwaarde die de provincie binnen opgaven kan spelen, de betreffende rol die daarbij hoort en de handelingsperspectieven, waar netwerkend werken er een van is. En er is een verbinding gemaakt tussen intranet en de opgaven binnen de organisatie om kennisborging, kennisontwikkeling en kennisdeling meer te ondersteunen en op een hoger plan te tillen. Maar het traject levert ook organisatiebreed een sterker bewustzijn op om continu aandacht te hebben voor (verbetering van) de kwaliteit van het beoogde resultaat.

Taken bij doel 1

(Effect)-indicator

Nulmeting

2011

Doelstelling 2013

Realisatie 2013

1. Omvang in overeen­stemming met takenpakket

1.1 Structurele

vermindering omvang

organisatiekosten

(cumulatief in mln €)

-

- 7,0

> - 7,0

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

2.1 Percentage onder­steuning organisatie

33

33

34

2.2 Verbeteren effectiviteit

van de organisatie in %

1

1,23

1,28

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid

gemeten in IPO-verband

externe dienstverlening

6,8

7,0

-

3.2 Kwaliteit dienstverlening

gemeten in IPO-verband

op 5-puntsschaal

3,4

3,6

-

3.3 Afhandeling facturen

35

< 30

23,4

Toelichting op indicatoren

  1. Structurele vermindering omvang organisatiekosten

De prestatie is geheel gerealiseerd. Met het programma Focus met ambitie (FmA) werkt de provincie Zuid-Holland aan de ontwikkeling naar een kleinere en flexibelere organisatie die het bestuur in staat stelt om te excelleren en te focussen op haar kerntaken. Het programma heeft een kwantitatieve component (financieel) en een kwalitatieve component die zich richt op organisatie- en cultuurontwikkeling. De financiële doelstelling van FmA is om door focus op de kerntaken en efficiëntere bedrijfsvoering te kunnen bezuinigen op de organisatiekosten.

Meerjarig ziet de bezuinigingstaakstelling van Focus met Ambitie er als volgt uit:

(cumulatief in mln €)

2012

2013

2014

2015

Structureel

Personeel en organisatie

0,0

-2,1

-6,0

-10,0

-10,0

Organisatie en inhuur

-3,0

-4,9

-7,3

-10,0

-10,0

Overzicht formatie / bezetting en loonkosten

Rekening 2012

Rekening 2013

Resultaat

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

 

1-1-2012

31-12-2012

<p >1-1-2013

31-12-2013

 

1.895

1.816

1.798

1.711

87

         

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

 

1-1-2012

31-12-2012

1-1-2013

31-12-2013

 

1.828

1.710

1.694

1.583

111

         

Loonkostenbudget

Realisatie loonkosten

Loonkostenbudget

Realisatie loonkosten

 

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

 

129,2

129,8

121,3

120,1

1,2

Formatie

In 2013 is de formatie van de provincie Zuid-Holland met 87 fte afgenomen. Deze afname werd veroorzaakt door het van start gaan van de Regionale Uitvoeringsdienst Haaglanden (73 fte) en overige mutaties (14 fte). De taakstelling die verband houdt met FmA is budgettair verwerkt en komt in 2014 tot uiting in de formatie.

Bezetting

De bezetting ultimo december bedroeg 1.583 fte. De lagere bezetting ten opzichte van de formatie wordt veroorzaakt door vrijwillig vertrek, de uitstroom van medewerkers vanwege pensioen, het vertrek van medewerkers als gevolg van decentralisatie (Regionale Uitvoeringsdienst Haaglanden), het niet invullen van vacatures, het beëindigen van tijdelijke contracten en het bewust omgaan met invulling van vacatures in het kader van FmA.

Loonkosten

Het resultaat ten aanzien van de loonkosten is uitgekomen op een totale onderschrijding van € 1,2 mln ten opzichte van de geactualiseerde loonkostenbegroting. Deze onderschrijding wordt deels veroorzaakt door het onderdeel gedifferentieerd belonen binnen de loonkosten (€ 0,6 mln). Op grond van afspraken met de bonden dient dit restant saldo beschikbaar te blijven voor gedifferentieerd belonen voor de komende jaren. Daarnaast heeft de provincie begin 2014 over het jaar 2013 van de Belastingdienst een niet te voorziene teruggaaf van € 0,4 mln ontvangen ten aanzien van de premie WAO/WIA. Het restant van € 0,2 mln is het gevolg van strakke sturing op de loonkosten.

Vermindering inhuur externe medewerkers

(bedragen x € 1.000)

Realisatie 2011

Realisatie 2012

Realisatie 2013

Totaal

23.729

15.343

14.512

Een onderdeel van de structurele vermindering van de omvang van de organisatiekosten is de vermindering van externe inhuur. Deze bedraagt structureel € 10,0 mln en is verwerkt in de materiële budgetten van de meerjarenbegroting. Voor jaarschijf 2013 zijn materiële budgetten structureel met € 1,9 mln verlaagd ten opzichte van 2012. Daarmee bedraagt de taakstelling op inhuur € 4,9 mln waarvan € 3,0 mln al in 2012 was opgenomen en gerealiseerd.

Er is bewust gekozen om niet in alle gevallen expertise of formatie zelf in huis te hebben. Voor opdrachten of incidentele projecten haalt de provincie specifieke expertise in huis in plaats van structurele formatie in te zetten. Daarnaast is niet in alle situaties de volledige bezetting gecreëerd op de toegestane formatie, maar wordt gebruik gemaakt van een flexibele schil om capaciteitsbehoefte, die ontstaat bij pieken, op te vangen. In die gevallen is de formatie dan tijdelijk door middel van externe inhuur ingevuld.

2.1 Percentage onder­steuning organisatie

Zoals vermeld in de Voorjaarsnota is de norm ten aanzien van het percentage ondersteuning niet gehaald als gevolg van het vertrek van de dienst Muskusrattenbestrijding naar de Waterschappen. Daarbij is de overhead niet (volledig) meegenomen. De in gang gezette reorganisatie en de daarbij behorende organisatieontwikkeling, efficiencywinst door bijvoorbeeld minder bureaucratie, minder regeldruk, meer kostenbewustzijn en het blijvend verbeteren van de processen, krijgt een vervolg in 2014. De ambitie daarbij is om het overheadpercentage te laten dalen.

2.2 Verbeteren effectiviteit van de organisatie in %

De effectiviteit van de organisatie wordt gemeten aan de hand van de indicatoren ziekteverzuim, interne en externe mobiliteit van personeel, diversiteit in personeelsopbouw, verbetering in hoofd- en werkprocessen en ICT. Bij de afname van het huidige personeelsbestand is gemeten naar deze indicatoren de effectiviteit van de organisatie licht toegenomen.

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

Het Klanttevredenheidsonderzoek is een tweejaarlijks onderzoek dat in 2011 is gehouden. Het onderzoek van 2013 is door het IPO uitgesteld naar het eerste kwartaal 2014 waardoor input voor een nieuw resultaat in 2013 ontbreekt.

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

Deze indicator wordt eveneens meegenomen in het Klanttevredenheidsonderzoek. Het volgende onderzoek vindt plaats in het eerste kwartaal van 2014.

3.3 Afhandeling facturen

De doelstelling is gerealiseerd. De verbeteringen die in 2012 in het proces van afhandeling van facturen zijn aangebracht, zijn in 2013 gecontinueerd en waar mogelijk verfijnd. Mede door verbeterde efficiency in de organisatie is de doorlooptijd van een factuur in 2013 verder teruggebracht tot gemiddeld 23 dagen. Dit betekent dat het gemiddelde ruim onder de doelstelling voor het hanteren van de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen blijft. Het percentage facturen dat provinciebreed binnen 30 dagen wordt betaald is over 2013 90% en daarmee op hetzelfde niveau als in 2012.

Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Wat hebben we bereikt?

Taken bij doel 2

(Effect)-indicator

Nulmeting

Doelstelling 2013

Realisatie 2013

1 Het voeren van een

duurzaam inkoop- en

aanbestedingsbeleid en bedrijfsvoering

1.1 Duurzaam inkopen als randvoorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbeste­dingen)

100

100

100

Toelichting op indicatoren

1.1 Duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

In 2009 is de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekend en het streven is naar 100% duurzaamheid in alle nieuwe inkoop- en aanbestedingstrajecten volgens de minimumeisen uit de duurzaamheidscriteria van AgentschapNL. Aan deze doelstelling is voldaan.

Organisatiekosten/Apparaatslasten

De opbouw van de organisatiekosten en de doorbelasting naar programma’s kan als volgt worden weergegeven:

Kosten

(bedragen x € 1 mln)

Begroting na wijziging

Rekening 2013

Loonkosten

121,25

120,14

Indirecte kosten

28,86

26,26

Totaal te verdelen

150,11

146,40

Verdeling naar programma

1 Groen en Water

27,04

26,35

2 Mobiliteit en Milieu

66,33

63,37

3 Ruimte, Wonen en Economie

24,08

23,86

4 Bestuur en Samenleving

25,59

23,81

5 Integrale Ruimtelijke Projecten

0,07

0,11

6 Middelen

6,99

8,91

Totale verdeling

150,11

146,40

Indirecte kosten

Personeelsgerelateerde uitgaven (€ 1,7 mln voordelig)

De materiële lasten voor de bedrijfsvoering zijn lager dan begroot. De lagere lasten zijn onder andere het gevolg van terughoudendheid rondom externe inhuur en lagere uitgaven aan opleidingen en algemene bedrijfsvoering. Daarnaast zijn er lagere uitgaven aan uitkeringen aan voormalig personeel (wachtgeld ambtenaren en WW).

Daarnaast is sprake van extra baten. Deze bestaan uit opbrengsten van onder andere het bureau IMC, UWV-vergoedingen bij ziekte en zwangerschap en extra detacheringsbaten. Er was ook sprake van een naheffing loonbelasting die betrekking had op de bij Najaarsnota aangekondigde controle over de ingediende belastingaangiften in de periode 2008-2012.

Communicatie (€ 0,1 mln voordelig)

De Zuid-Hollandprijs is een evenement waarin de positieve beeldvorming over het provinciaal bestuur en beleid wordt versterkt en waarin de aandacht en waardering voor initiatieven van burgers en organisaties die een bijdrage leveren aan de oplossing van problemen bij de belangrijke maatschappelijke thema's van Zuid-Holland tot uitdrukking wordt gebracht. Hiervoor zijn geldprijzen beschikbaar gesteld. Het evenement heeft in 2013 niet plaatsgevonden en het bedrag ad € 0,1 mln valt vrij.

Kapitaallasten bedrijfsvoering (€ 0,8 mln voordelig)

Als gevolg van een technische correctie zijn de kapitaallasten bedrijfsvoering lager dan begroot (zie toelichting hieronder).

Kapitaallasten

De kapitaallasten bestaan uit rentelasten en afschrijvingen over de investeringen. De investeringen worden gefinancierd door middel van vreemd vermogen (opgenomen geldleningen) en/of eigen vermogen (algemene- en programmareserves). De jaarlijkse kapitaallasten die uit de investeringen voortkomen worden ten laste van de exploitatie/programma’s gebracht. De investeringen en kapitaallasten zijn gespecificeerd in de staat van activa.

In onderstaand overzicht zijn de geraamde en gerealiseerde kapitaallasten per programma weergegeven.

Kapitaallasten

(bedragen x € 1.000)

Rekening 2012

Begroting 2013

na wijziging

Rekening 2013

Vergelijking begroting 2013

na wijziging - Rekening 2013

Groen en Water

654

753

645

108

Mobiliteit en Milieu

64.307

75.966

69.124

6.842

Ruimte, Wonen en Economie

27

134

133

0

Bestuur en Samenleving

0

0

0

0

Integrale Ruimtelijke Projecten

0

0

0

0

Middelen

129

2

512

-510

Indirecte kapitaallasten

15.264

15.573

14.772

801

Totaal

80.381

92.427

85.186

7.241

De kapitaallasten/bespaarde rente is lager dan begroot. De oorzaak van dit verschil is een aanname bij de renteberekening bij het opstellen van de Begroting 2013. Hierdoor is het budget voor de aan de programma’s toegerekende rentelasten (kapitaallasten) en de in programma 6 geraamde bespaarde rente te hoog. Dit had geen gevolgen voor het begrotingssaldo, omdat de bedragen volledig tegen elkaar wegvallen.

In de jaarrekening zijn hierdoor op programmaniveau afwijkingen tussen de begrote en gerealiseerde bedragen ontstaan. De gerealiseerde bedragen zijn gebaseerd op de herziene renteberekening. Net als in de begroting, vallen de afwijkingen in de jaarrekening tegen elkaar weg en heeft dit geen gevolgen voor het rekeningsaldo.

Renteomslag

Het renteomslagpercentage wordt met ingang van de Begroting 2013 gebaseerd op het gemiddelde van de huidige marktrente, de prognose van de marktrente over 1 jaar, de feitelijke rentedruk en het rekenrente-percentage van voorgaand begrotingsjaar.

Omschrijving

Begroting na wijziging

Rekening 2013

Afwijking

Huidige marktrente

2,83%

2,80%

0,03%

Prognose van de marktrente over 1 jaar

2,50%

3,17%

-0,67%

Feitelijke rentedruk

4,43%

4,43%

0,00%

Rekenrentepercentage van voorgaand begrotingsjaar

3,89%

3,89%

0,00%

Renteomslagpercentage

3,41%

3,57%

-0,16%

Conform de nota Kostprijsberekening en rentetoerekening (vastgesteld door Provinciale Staten op 28 april 2010) wordt de rente herberekend bij een afwijking van meer dan 0,25%. Omdat de afwijking voor 2013 in het rentepercentage minder is dan 0,25%, wordt de toegerekende rente niet herberekend.